こんにちは!
群馬県伊勢崎市の行政書士 松本直子です。

いよいよ12月、今年もあと1ヶ月を切りましたね~💨
私の行動は、小学生の2人の子供たちのスケジュールに大いに左右されるので😅、
まともに仕事できるのは終業式あたりまで、となるとさらに短い‼
今年は(今年も⁉😆)、大掃除は先送りにして、
ラストスパート頑張ります❣

さて、今日と次回は、誰もが一度は見たり手にしたことがあると思う、
戸籍や住民票についてのお話です。

行政書士の仕事では、
戸籍や住民票、登記事項証明書や納税証明書など、
公的証明書を扱う機会が、とにかく多いです。

通常は、このような証明書は、本人が役所に取りにいくか、
委任状を書いて代理の人に取りにいってもらうと思うのですが、
この中で、戸籍と住民票については、
行政書士などの士業は、「職務上請求書」という書類を使うと
何と!委任状無しで職権で請求することができます。

業務上必要だからとはいえ、
他人の個人情報を、本人の承諾無しに見ることができてしまう特権、なので
法的・倫理的に問題のある使い方をしないようにと、
開業時にみっちり教育を受けるのはもちろん、
その後も事あるごとに釘を刺されます。

使用する時には、どのような用途で使用するのか、
取った証明書はどこに提出するのか、など、
細かく書かなければいけませんし、
請求書の控えは、あとで行政書士会で内容をきっちりチェックされます。
(ちなみに職務上請求書は有料なのですが、
勝手に控えを捨ててしまうと、新しい請求書を購入できません💦)

職務上請求書は、行政書士業務に必要な範囲でしか使用はできませんので
例えば単に、近所のお年寄りが役所まで行くのが大変なので、
代わりに取ってきて~などというのは、
行政書士の業務外なのでNGです。
(委任状をもらって代わりに行くこと自体はOK✨ですが、
その場合も、単なる「お使い」なので、行政書士業務にはなりません)
もちろん、職務上請求書を使って、個人情報を不正に入手するなどは論外😰

さて私はこれまで、
職務上請求書は色々面倒そうというのもあったし、
そもそも他にも記入や押印してもらう書類が色々あるので、
そのついでに委任状を書いてもらう手間は大したことないし😁、で
使ったことがありませんでした。

で、たまたま最近、急いで住民票1枚だけとる必要があったのですが、
依頼者様が多忙でなかなかお会いできず、
開業7ヶ月もたって、ようやく職務上請求書デビューしました!
手続き自体は何ていうことはないのですが、
権力使わせていただきますぜ~って感じで、ちょっと緊張しました😅

ところで、今回の私の場合は、
依頼者様に連絡してから職務上請求書を使ったので
委任状はもらっていないものの、事前に了承いただけているのですが
これって、悪用されれば
いつの間にか知らないうちに、あなたの知らない人に
個人情報を不正に請求・入手されてしまう可能性もあるということです😱

もっと言えば、委任状だって、適当な印鑑で勝手に作成されてしまえば
同じ危険があります。

どうしましょう⁉

実は、そのような不正請求・不正入手を早期に発見するために、
「本人通知制度」という制度があります。

それについては、また次回🎵 
🌷 続きはこちら→「職務上請求書」「本人通知制度」とは?(2) 🌷

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